Bei ausländischen öffentlichen Urkunden hängt die Erforderlichkeit einer Legalisation von der Behörde in Deutschland ab, bei der die Urkunde verwendet werden soll.

Die Legalisation wird durch die Konsularbeamten der deutschen Botschaft in Harare vorgenommen. Sie wird durch einen auf der Urkunde anzubringenden Vermerk vollzogen.

Durch die Legalisation wird es möglich, dass eine ausländische öffentliche Urkunde in Deutschland wie eine inländische öffentliche Urkunde behandelt wird. Die Konsularbeamten sind dazu berufen, am Schutz des Urkundenverkehrs im Inland mitzuwirken und das Vertrauen in die Zuverlässigkeit amtlicher Bescheinigungen zu schützen. Der Konsularbeamte lehnt daher die Legalisation nicht nur dann ab, wenn die Urkunde gefälscht ist, sondern auch wenn es sich offenkundig um eine inhaltlich falsche Urkunde handelt, die also einen Sachverhalt bescheinigt, der nicht wirklich vorliegt.

Für die Legalisation von Urkunden gelten folgende allgemeine Grundsätze:

• Die ausländischen Urkunden müssen im Original vorgelegt werden; Kopien genügen auch dann nicht, wenn sie beglaubigt sind.
• Laminierte Urkunden können aus rein faktischen Gründen nicht legalisiert werden.
  
• In Simbabwe ist die Legalisation von Urkunden nur möglich, wenn diese zuerst durch die Konsularabteilung des simbabwischen Außenministeriums vorbeglaubigt worden sind.
• Der Antrag auf Legalisation von Urkunden muss bei der deutschen Botschaft in Harare eingereicht werden. Hierbei ist auch der Bezug zum deutschen Rechtsverkehr darzulegen, also z.B. die Mitteilung einer deutschen Behörde, dass für ein konkretes Anliegen Urkunden in legalisierter Form benötigt werden (bei einer Anmeldung zur Eheschließung wird vom Standesbeamten oftmals ein „Laufzettel“ ausgehändigt).

Falls es Ihnen nicht möglich sein sollte, selbst bei der Botschaft vorzusprechen, etwa weil Sie sich nicht in Simbabwe aufhalten, können Antrag und Urkunde auch durch Verwandte oder Bekannte vor Ort eingereicht werden, wenn diese hierzu bevollmächtigt wurden. In diesen Fällen sollte dem Antrag eine Kopie des Reisepasses oder eines sonstigen Identitätsnachweises beigefügt werden. Hierdurch können Rückfragen der Botschaft und damit verbundener Zeitverlust vermieden werden. Die zu legalisierende Urkunde sollte der bevollmächtigten Person unmittelbar durch einen internationalen Kurierdienst zugestellt werden, da der Postweg nach Simbabwe nicht immer zuverlässig arbeitet.